为加强学院档案管理工作,完善档案的服务功能,根据教育部和国家档案局第27号令制定的《高等学校档案管理办法》及河北省教育厅冀教办[2009]55号《关于在省属高校开展贯彻落实教育部27号令情况检查的通知》精神。根据我院实际,特制订石家庄科技信息职业学院《档案管理工作实施方案》。
一、健全档案工作机构,提高档案管理水平
为认真贯彻落实档案管理有关规定,有效保存和利用档案,我院从教学、招生、科研、行政管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的记录进行了规范。我院档案工作由院长领导,主管副院长负责,明确档案管理基本原则和主要工作内容:
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,建立健全档案工作规章制度;
(二)将档案工作纳入学院整体发展规划,促进档案信息化建设与学院工作同步发展;
(三)落实人员编制、档案库房等相关条件,各处室明确一名兼职档案管理员,负责本处室档案资料的收集、整理、归档工作。
(四)学院档案室要组织兼职档案员的培训,并对日常工作情况提出奖惩意见,学院每年度奖评一次档案管理工作。
(五)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学院档案工作;
(六)拟订学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实;
(七)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料;
(八)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;
(九)组织实施档案信息化建设和纸质、电子文件归档工作;
(十)开展档案的开放和利用工作,做好查阅服务工作;
(十一)开展学院各职能部门档案工作人员的业务培训;
(十二)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;
二、专人负责,分类管理,按时归档
1、学院综合档案室对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:
(一)党群类:主要包括学院党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学院关于党群管理的文件材料。
(二)行政类:主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。
(三)学生类:主要包括学院学生的学籍档案、毕业生登记表等。
(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。
(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。
(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(八)出版物类:主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本院出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(九)外事类:主要包括学院派遣有关人员出席各类会议、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;
(十)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。
2、学院各职能部门归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
3、学院实行档案材料形成单位立卷的归档制度。
4、学院各职能部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责人检查合格后,主管院长签字,向综合档案室移交。
5、学院档案材料归档时间为:
(一)学院各职能部门应当在每学年1月即放寒假前,向综合档案室归档;
(二)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
三、切实加强档案的查阅和利用管理
凡我院各部门,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。学院综合档案室提供利用的重要档案经主管院长批准,提供档案复印件。学院将档案管理工作所需经费列入学院预算,保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。
各处室接此方案后,结合本单位实际,认真贯彻执行。
另附:石家庄科技信息职业学院档案管理组织机构名单
石家庄科技信息职业学院
二〇一〇年一月五日
附件:
石家庄科技信息职业学院
档案管理组织机构名单
组 长:王会安
副组长:范茂盛
办公室成员:马 云 赵丽娜
管理成员:
高娜娜 李晓明 杨 恒 刘运谷 成秀珍 张莹楠 张丽媛
张罕琦 刘 平 邢雅男 郑 琴 赵江娜 王庆帅 王 东
高立超 王丽娟 焦志礼 黄 博 王增辉 田兰玉